Jambo nato per illuminare. Ahoj colui che precede la folla. Il cambiamento è inevitabile. O lo anticipiamo, ci adattiamo ad esso o lo subiamo. Non sopportare la tua carriera professionale, costruiscila. A volte ciò di cui avete bisogno non è più conoscenza, ma un metodo per applicare ciò che già sapete. Sono sempre stato consapevole del mio dono di scrittore. Ma è stato dopo aver letto What Every Christian Writer Needs to Know, della profetessa Jennifer Leclaire, e The Scribal anointing, della profetessa Theresa Harvard Johnson, che ho capito come avrei potuto iniziare e, cosa più importante, che non dovevo limitarmi a un solo genere letterario. Che lo SPIRITO SANTO vi conduca agli insegnamenti di cui avete bisogno. Che tu sia benedetto mentre vai e vieni.
" Tutto quello che la tua mano trova da fare, fallo con tutte le tue forze; poiché nel soggiorno dei morti dove vai non c’è più né lavoro, né pensiero, né scienza, né saggezza." ___ Ecclesiastes 9:10, NR2006
Organizzare la propria casella email è un'abitudine che si dovrebbe prendere non appena si inizia a lavorare. Non è mai troppo tardi per farlo bene, ma prima prendiamo le giuste abitudini, meglio è. Durante i primi giorni, scopriamo l'azienda, le sue attività, le sue professioni, come è organizzata e come comunica. Poi scopriamo gli strumenti e i nostri diversi compiti. Durante questo periodo dobbiamo assimilare, capire, memorizzare ed elaborare una certa quantità di informazioni. Alcuni giorni ci avviciniamo al sovraccarico di informazioni (infobesity o overinformation).Alcuni giorni, ci avviciniamo al sovraccarico di informazioni (infobesità o information overload). Naturalmente, durante questa fase di apprendimento, adattamento e abituarsi al sistema, la gestione della casella di posta passa in secondo piano. Tanto più che in questo momento in genere non abbiamo abbastanza senno di poi per valutare l'importanza e la ricorrenza di certe e-mail o tipi di e-mail. Questo è comprensibile. Tuttavia, il pericolo è che, concentrandosi sull'aspetto dell'apprendimento, si tende a trascurare l'aspetto gestionale del lavoro, che è più a lungo termine.
Se ci pensate, la posta elettronica non è solo uno strumento di comunicazione. È un vero strumento di lavoro. È un vero e proprio strumento di lavoro, scambiamo, riceviamo, inviamo e archiviamo informazioni, ma molto di più per gestire il nostro tempo e le nostre priorità. La cultura aziendale differisce da entità a entità. È un vero e proprio strumento di lavoro, che ci permette di scambiare, ricevere, inviare e memorizzare informazioni, ma ancora di più di gestire il nostro tempo e le nostre priorità. La cultura aziendale è diversa da un'entità all'altra. Quando si tratta di strumenti di reporting e comunicazione, non tutte le aziende sono allo stesso livello. In un'azienda l'informazione è negli strumenti, in un'altra è nelle e-mail e nelle conversazioni telefoniche. Alcuni sono dotati di software e piattaforme di comunicazione collaborativa (ad esempio Skype, Teams, Zoom). Altri hanno una rete sociale interna (per esempio Ellium, Netfrance, workplace).
I primi giorni non riceverai molte e-mail. I giorni si susseguiranno, ma non saranno gli stessi. Con il passare del tempo, le e-mail si accumuleranno. Ricevo una media di trenta email al giorno (il doppio della settimana di alta attività). Conosco alcuni che ottengono molto di più. Una messaggistica inondata di e-mail non classificate può generare stress, perdita di produttività (perdita di concentrazione) e tempo. È vero, ammettiamo che alcune persone se la cavano senza difficoltà. Ma sono una minoranza. Di seguito sono riportati i miei consigli per evitare questa situazione.
1. Ne mélange pas tes rôles (séparation)
"Mais que tout se fasse avec bienséance et avec ordre." (1 Corinthiens 14:40)
Ta messagerie professionnelle est professionnelle et non personnelle. Utiliser ta messagerie professionnelle à des fins personnels, à des fins autres que prévues dans ton contrat de travail est malhonnête. En le faisant tu exposes ton employeur à la cybercriminalité et tu t'éparpilles dans la gestion de ton temps. Séparer ses rôles, c’est respecter les temps impartis à chacun et apprendre à se déconnecter quand il faut. C'est s'accorder des vraies pauses. Il est écrit "Je puis tout par Celui qui me fortifie" (Philippiens 4:13). Amen ! Il est aussi écrit "Il y a un temps pour toute chose" (Ecclésiaste 3:1). Amen aussi !
2. Non contrapporre i tuoi ruoli (complementarità)
" Il SIGNORE infatti dà la saggezza; dalla sua bocca provengono la scienza e l’intelligenza." (Proverbi 2:6)
Sì alla separazione, no all'opposizione. Sei la stessa persona a casa, in chiesa e al lavoro. Puoi mettere gli appuntamenti privati (ad esempio gli appuntamenti dal medico) nella tua agenda di lavoro come promemoria. Non contrapporre i ruoli significa riconoscere le priorità e i bisogni. Per esempio, usa le tue pause pranzo per chiamare i parenti, avviare la lavatrice o prendere le consegne.
3. Decidi di leggere regolarmente le tue email (decisione)
"Il successo risponderà alle tue risoluzioni; la luce brillerà sul tue cammino." (Giobbe 22:28)
Si organizzi come vuole, ma si organizzi. Al mattino, prima di pranzo, o alla fine della giornata, datti il tempo di leggere, elaborare e rispondere alle tue e-mail. Ti consiglio di controllare la tua casella di posta 4 o 5 volte al giorno o ogni 3 ore. Non lasciare che il numero di email non lette ti sopraffaccia o ti scoraggi. L'obiettivo non è controllare la tua casella di posta ogni 5 minuti. Altrimenti, non farete altro. Questo è uno dei motivi più comuni per dimettersi da un'azienda.
Alcune persone si dimettono non perché non amano il loro lavoro, ma perché sentono di essere sempre di fretta o temono di dover passare più tempo a rispondere alle e-mail (richieste ah-oc) che a fare ciò che è importante. La sfida è integrare l'imprevisto (le emergenze degli altri) senza sconvolgere le tue priorità. Per i primi mesi questa sfida sembrerà impossibile o difficile da realizzare. Non arrendetevi. Più si diventa autonomi, meglio si anticipano le priorità e si gestiscono meglio gli imprevisti. Se nonostante tutto questo sentimento persiste mentre sei autonomo e hai pregato chiedendo l'aiuto del SIGNORE, è un indicatore che hai bisogno di aiuto per il tuo posto, o un avviso dello SPIRITO SANTO che ti chiede di prepararti a lasciare il tuo posto. Ho scritto "preparati a partire" e non "parti" perché si sta preparando una partenza.
4. Etichettare o categorizzare (identificazione)
I tag sono per la posta non letta o non elaborata. Etichettare o categorizzare le tue email ti permette di distinguere tra le email a cui devi rispondere, quelle su cui devi agire e quelle che devi solo leggere.
5. Crea cartelle ( archiviazione /toccaggio)
" C'è un posto per ogni cosa e ogni cosa dovrebbe essere al suo posto." è la mia riformulazione della famosa citazione dello scozzese Samuel Smiles (1812 - 1904).
Si sa che uno spazio ordinato fa bene al morale. Allo stesso modo, un sistema di posta elettronica organizzato è un fattore di produttività. Le cartelle permettono di trovare rapidamente una mail (o l'ultima mail di una serie di scambi). Personalmente, ho cartelle per argomento e, se necessario, sottocartelle per le email ricorrenti. Lascio solo la posta non letta o non elaborata nella posta in arrivo.
6. Elimina le email senza alcun valore aggiunto (de-cluttering)
"Anche colui che è sfaticato nel suo lavoro è fratello del dissipatore." (Proverbi 18:9)
Non ha senso tenere nella tua casella di posta elettronica e-mail senza valore aggiunto. In genere si tratta di mail di ringraziamento, di auguri (compleanno, Natale, Capodanno, ecc.) o di congratulazioni. Una volta che li hai letti e hai risposto, puoi cancellarli.
7. Prendere appunti
Ci sono applicazioni come Promemoria e Post-it che ti permettono di scrivere la tua to-do lista (cose da fare) o la tua talk-about lista (cose da discutere). Prendere appunti vi aiuterà ad organizzare ed evitare di dimenticare ciò che è importante a favore di ciò che è urgente.
** Jambo = Buongiorno in Swahili (Tanzania)
** Ahoj = Buongiorno in slovacco